Privacyverklaring - Verklaring van de Bescherming van Persoonsgegevens binnen de afdelingen van Onderwijs en Welzijn van Blijdorp vzw

I. Toelichting

In deze privacyverklaring wordt, in navolging van de wet op de privacy en van de algemene verordening voor de gegevensdeling (AVG of GDPR), beschreven op welke manier Blijdorp vzw omgaat met de gegevens van de ouders, familie, wettelijk vertegenwoordigers, leerlingen, gebruikers en cliënten, welke gegevens worden bijgehouden en verwerkt en waarom we dit doen. We informeren jullie ook over de beveiligingsmaatregelen die we nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

II. Blijdorp als verwerkingsverantwoordelijke

Om haar goede werking te kunnen verzekeren, heeft Blijdorp nood aan heel wat gegevens van de leerlingen, cliënten, ouders en / of hun wettelijk vertegenwoordigers, verder genoemd als ‘gebruiker’. In Blijdorp vinden we het belangrijk om op een veilige en vertrouwelijke manier om te gaan met de persoonsgegevens die worden verzameld.

Blijdorp vzw, met maatschappelijke zetel te Blijdorpstraat 3 te 9255 Buggenhout en ingeschreven in de K.B.O onder nummer KBO 0409371771,  is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens en wordt verder Blijdorp genoemd. Blijdorp verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische Privacywetgeving naleeft evenals de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en dit vanaf haar inwerkingtreding.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”

Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

    Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze ‘gebruikers’. Afhankelijk van de aard van ondersteuning en samenwerking kan het gaan over volgende persoonsgegevens:

    • Naam, voornaam, rijksregisternummer, domicilieadres, tweede adres, e-mailadres, gsm-nummer, contactpersonen, artsen
    • Naam, adres van vorige scholen of voorziening, behaald attest en clausuleringen vorige scholen
    • Gemotiveerd verslag, indicatiestellingsverslag
    • Individueel handelingsplan, Mijn plan en alle informatie met betrekking tot de individuele handelingsplanning
    • Socioculturele verenigingen, sportverenigingen, mutualiteit
    • Huidig beroep
    • Nummer financiële rekening, tegemoetkoming, kinderbijslag
    • Beschermstatuut, vonnissen, verblijfsregelingen
    • Geboortedatum, geslacht, diagnose, verslagen medische onderzoeken, vaccinaties, medicatie
    • Bij ziekte: periode, allergieën, bloedgroep, meetwaarden
    • Keuze levensbeschouwelijke vakken
    • Pasfoto, sfeerfoto’s en videobeelden (bv. naar aanleiding van specifieke activiteiten of bij het uitvoeren van de ondersteuning)
    • De naam van een contactpersoon in geval van nood

    3. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

      De gegevens die verwerkt worden zijn in de eerste plaats nodig voor de dagelijkse werking, voor de uitwerking van de ondersteuning die onderling werd afgesproken.

      De gegevens worden ook gebruikt om een goede administratieve werking te kunnen verzekeren (bijvoorbeeld bij contactname per telefoon, voor de opmaak van facturen).

      Gegevens (of een deel ervan) worden omwille van wettelijke verplichtingen naar externe partners gestuurd (bv communicatie met het Ministerie van Onderwijs, Discimus, Da Vinci, Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap ) of naar partners in de Zorg zoals het CLB. Het is ook mogelijk dat je zelf gevraagd hebt om gegevens aan externen te bezorgen bv bij het afhalen van een identiteitskaart.

      De naam van een contactpersoon in geval van nood wordt verzameld zodat wij in geval van nood  een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de je kind, familielid.  

      Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt om deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie, voor de website, voor public relations en sociale media met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming. Zie hiervoor een apart document ‘Toestemming tot verwerking van persoonsgegevens’, waarbij je meer gedetailleerd een keuze tot toelating in gebruik kan aanduiden.

      Zodra je het Schoolreglement, het Protocol voor Verblijf, Behandeling of Ondersteuning, of de Individuele Dienstverleningsovereenkomst ondertekent en van zodra je kennisname en akkoord met deze verklaring geeft, geef je toestemming om de nodige gegevens te verzamelen en te gebruiken binnen het wettelijk voorziene kader.

      4. Duur van de verwerking

        De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de onderlinge ondersteuningsovereenkomst.

        Blijdorp bewaart uw gegevens nooit langer dan strikt noodzakelijk en dan wettelijk bepaald is en verwerkt niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk.

        5. Wat zijn uw rechten als ‘gebruiker’?

          • Recht op toegang en inzage

          Je beschikt over een recht om op elk moment gratis kennis te nemen van je persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij ervan maken.

          • Recht op verbetering, verwijdering en beperking

          Blijdorp engageert zich tot een zo nauwkeurig mogelijke gegevensverzameling. Je bent vrij om je persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons, tenzij ze strikt noodzakelijk zijn voor de geboden ondersteuning, de administratieve verwerking en de wettelijke verplichtingen. Je kan ons steeds verzoeken om onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

          • Recht van verzet

          Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van je persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

          • Recht van vrije gegevensoverdracht

          Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

          • Recht van intrekking van de toestemming

          Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken voor zover dit de afgesproken geboden ondersteuning van de gebruiker niet in de weg staat.

          • Uitoefening van uw rechten

          Je kan jouw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de directie van de scholen, de afdelingshoofden, het diensthoofd van de sociale dienst of andere afgesproken contactpersonen.
          Het centrale telefoonnummer van Blijdorp is 052/39 99 90.

          • Recht om klacht in te dienen bij de Privacycommissie

          Je kan bij discussie steeds bij je contactpersonen of directie terecht. Zij zullen je vragen zo goed als mogelijk beantwoorden. Blijf je echter ontevreden, heb je als ‘gebruiker’ het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  commission@privacycommission.be.

          6. Doorgifte aan derden

            • a. Zie onder 3 voor de wettelijke verplichtingen en externe partners in de zorg en schoolbegeleiding.
            • b. De beschrijving in deze verklaring is gebaseerd op de huidige toestand van Blijdorp als organisatie. Bij wijzigingen van de activiteiten van Blijdorp vzw, kan zulks betekenen dat jouw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden geheel of gedeeltelijk worden overgedragen. Blijdorp vzw zal je in deze situatie van tevoren op de hoogte te stellen.
            • c. Blijdorp vzw zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met jouw voorafgaande toestemming. Je kan je als ‘gebruiker’ ten allen tijde kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien Blijdorp je persoonsgegevens verwerkt op basis van een niet-legitiem doel of wanneer de persoonsgegevens verkregen werden met het oog op directe marketing.
            • d. In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij je persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Blijdorp vzw zal in redelijkheid pogen je van tevoren hierover te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

            7. Veiligheid en vertrouwelijkheid

              Blijdorp heeft op technisch en organisatorisch vlak de nodige veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van je persoonsgegevens te vermijden, alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. (bijvoorbeeld door: aangepaste lees-en schrijfrechten op het intranet, back-ups, veilige software, antivirusdetectie, afspraken over afsluiten van computer)

              8. Google Analytics

                Blijdorp kan via Google Analytics nagaan hoeveel gebruikers welke delen van de website bezoeken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk verplicht wordt, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Blijdorp heeft op dit laatste geen invloed.

                Buggenhout, mei 2018.